Kantor Digital - Flow Dokumen Elektronik
Kantor digital membantu mengatur pencatatan akuntansi dan dokumen dalam perusahaan.
Proses Approval Secara Elektronik
Solusi kami mempercepat proses persetujuan (approval) kontrak dengan pihak ke tiga, pemrosesan dokumen keuangan hingga administrasi pendukung lainnya. Proses internal perusahaan dioptimalkan dengan sistem pencatatan yang dirancang secara matang.
Tanda Tangan Elektronik
Tanda tangan elektronik yang sah memungkinkan perusahaan untuk tidak lagi menyimpan salinan dalam bentuk cetak. Bersama dengan solusi kami yang dapat menyediakan aliran dokumen keuangan maupun legal secara elektronik akan membantu menciptakan aliran dokumen yang sepenuhnya tanpa kertas di dalam perusahaan, maupun dalam kegiatan dengan pihak ketiga.
Dokumen Keuangan
Rute approval dokumen keluar maupun masuk akan mencegah kehilangan berkas/file dan menurunkan risiko keterlambatan penyelesaian suatu kewajiban. Proses pengambilan keputusan atas suatu dokumen menjadi jelas, mudah dilacak dan dipantau.
Rute persetujuan (approval) membutuhkan lebih sedikit waktu. Segera setelah sistem menerima faktur/dokumen dari pihak ketiga, solusi kami dapat menentukan keputusan persetujuan (approval) dan menetapkan tahap lanjutannya. Tenggat waktu untuk pertimbangan ditentukan dengan pasti, jika terjadi penundaan, dapat terlacak pada tahap mana hambatan tersebut terjadi.
Jika peraturan di dalam perusahaan berubah, solusi kami dengan mudah menyesuaikannya. Rute approval dapat dengan mudah disesuaikan hanya dengan beberapa klik: sesuaikan disain struktur alur dokumen dengan yang kebijakan baru, ubah urutan persetujuan, persyaratan, dan tenggat waktu.
Dokumen Kontrak Masuk
Saat bekerja dengan dokumen kontrak yang masuk, produk ECM kami segera melaksanaan tugasnya tepat waktu sesuai dengan kebutuhan yang telah ditentukan serta kontrolnya.
Sistem memungkinkan konversi proses persetujuan ke bentuk digital. Dokumen yang perlu dipertimbangkan secara otomatis diterima oleh penanggung jawab yang bersangkutan, dengan memperhatikan jadwal absensi dan pergantian karyawan. Karena sistem telah memiliki tenggat waktu yang tetap, orang yang bertanggung jawab tidak dapat menunda pemrosesan tugas yang diberikan. Jika ditolak, semua ketidaksesuaian/perbedaan dengan sistem yang telah ditentukan, maka dapat segera diperbaiki/update dalam sistem.
Persetujuan dapat dilakukan secara paralel maupun berurutan. Hal ini tergantung dari peraturan perusahaan/organisasi.
Dokumen Kontrak Keluar
Kontrak keluar dapat dibuat dengan menggunakan suatu template yang dapat disusun dengan menyesuaikan format kontrak yang umum yang sering digunakan perusahaan. Sistem akan secara otomatis mengatur semua detail yang diperlukan dan mengumpulkan informasi baru lainnya (jika diperlukan).
Penomoran yang ditetapkan membuat manajemen dokumen kontrak dengan sederhana, dan risiko kehilangannya dapat dikurangi seminimal mungkin dengan adanya penyimpanan file/berkas elektronik yang terpadu.
Prosedur persetujuan kontrak diotomatiskan dari proses awal hingga akhir. Jika terjadi penolakan/ketidaksesuaian, dokumen kontrak ke pihak ketiga dapat dengan cepat diedit: unggah versi baru (agar versi terbaru dapat diakses oleh orang yang berwenang), lakukan koreksi dalam mode pengeditan, atau penambahan catatan pada klausul kontrak.
File kontrak menunjukkan semua dokumen terkait - perjanjian tambahan, faktur, tanda terima, dan dokumen terkait lainnya. Anda dapat mengakses salah satu dokumen ini secara langsung, memeriksa statusnya, melihat versi yang tersedia/terbaru, dan hal lainnya.
Dokumen Administrasi Kantor Lainnya (Office Notes)
Anda dapat membuat catatan penting dengan cepat dan langsung dikirim ke rekan kerja ataupun atasan. Karyawan dapat melakukan kerja dari rumah (work from home) dengan lebih mudah tanpa harus membawa pulang salinan dokumen cetak terkait pekerjaannya.
Cukup dengan mengisi form terkait keperluan (request form) secara online melalui smart phone. Sistem akan segera membentuk (memformat) dokumen sesuai dengan format yang telah ditentukan, dan mengirimkannya ke rekan kerja/manajer terkait. Permintaan peralatan kantor, permohonan cuti, atau pengisian form perjalanan bisnis dapat dilakukan dengan cepat.
